各档案服务供应商：
中铁集装箱运输有限责任公司（以下简称“集装箱公司”）为推进公司档案管理工作，组织开展公司档案整理服务采购。本着公正、公平、公开的原则，集装箱公司拟对相关档案服务公司进行公开邀请，诚邀各供应商参与竞争性谈判。具体要求如下：
一、项目简介
集装箱公司档案整理服务采购。
本次采购档案服务是指能够有序开展集装箱公司纸质档案的整理和数字化工作，并部署档案软件管理系统，实现档案电子化管理和利用。
二、供应商资质及要求
1、供应商须是在中华人民共和国境内合法注册的独立中资企业及法人，营业范围应具备本项目服务能力。
2、供应商应具有档案整理服务供应经验（提供不少于2份与其他单位签订的档案服务合同）。
3、供应商应提供档案整理服务方案，包括档案整理及移库、数字化服务、档案软件管理系统的搭建、档案保密工作措施等所需服务内容。
三、档案整理服务要求
1、项目建设要求
（1）档案整理及移库。目前集装箱公司存有的文书档案约20万页，需要对文书档案进行规范化整理，把档案转移到符合存储要求的保管库房。
（2）数字化服务。对档案进行电子化扫描、影像处理。
（3）档案软件管理系统的搭建。实现档案电子化管理和利用。
2、服务质量要求
（1）档案原件在扫描加工过程必须保证原件无破损、无遗失，装订还原准确率达到100％。
（2）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并将电子文稿及纸质文稿提交给集装箱公司备案。
（3）配备具有多年实际档案服务工作经验的实施团队，提供档案管理制度完善指导、后期人员培训等专业服务。
（4）提升不同部门各类档案科学化、规范化管理能力，最大限度的减少工作人员的劳动强度，强化档案管理水平和质量。
（5）在实现集装箱公司不同门类档案资源管理的基础上，扩大档案跨部门的共享范围和利用成效，为各级领导及管理人员提供决策支持与所需信息服务。
3、系统技术要求
（1）硬件要求：要求供应商提供数字化扫描加工过程中所需的如：高速滚筒扫描仪、平板扫描仪、服务器、台式机、刻录机、移动硬盘等一切硬件设施设备。
（2）软件要求：支持必要软件核对功能以保证生产过程中所有录入信息的正确无误；能够实现对电子图片的质量修改及加工（如纠偏，裁剪，除噪点等），并且能确保其排列顺序与实体档案的流水页码一一对应，同时对案卷的电子图片进行保存及备份，确保数据的安全性，完整性；实现OCR识别转双层PDF，可根据档案资料的各项基本信息对已经扫描完成但尚未著录的档案资料进行查询；根据录入信息内容的需要进行能够自定义，以及对录入信息可以进行新增、修改和删除操作。
（3）系统要求：建立完善便捷的信息管理系统，降低存储和管理成本；将档案的电子版本存入到大型关系型数据库中，使用者可以通过数据库技术进行检索和访问，缩短检索时间并提高业务处理效率；文档资料实时共享，促进信息交流利用，有效增强档案管理的运作效能，支持集装箱公司的创新与发展。
4、保密安全要求
（1）鉴于档案的保密特性，供应商与集装箱公司及其工作人员均需签订保密协议，供应商对集装箱公司的档案整理和数字化加工过程中履行保密责任。
（2）集装箱公司任何档案的信息只能通过集装箱公司系统平台进行数据发送和接收，供应商必须作出书面承诺，不得向包括自身平台在内的其他任何平台传输数据。
（3）建立安全高效的管理机制，对档案的收集、管理、利用、数据传输、灾难备份、用户密码安全、用户身份验证等档案工作的各个环节进行监控和管理，确保人员的操作可追溯、人员的密码可随时更改等，使保密档案能长久安全的有效管理。
四、实施方案及相关资料的提供
档案服务公司应按照上述要求，提供实施方案及服务内容（20页），方案须包含以下十方面：公司简介、主营业务介绍、项目概况、预计工期、进度计划、工序流程及控制措施、人员配置、保密及监控措施、耗材需求、项目报价。
同时须提供公司营业执照复印件、法人授权委托书、法定代表人及被授权人身份证复印件等相关资料以备查。
五、实施方案谈判和评审
各供应商需在2024年5月24日前完成方案和相关资料准备工作，并联系集装箱公司综合部（党委办公室）提出参加本次采购的明确意向。集装箱公司将成立采购和谈判评审小组，对供应商实施方案展开集体评审，各供应商按通知的时间、地点派人按时参加，提交方案及所需资料并进行现场推介。评审结果将在评审后现场统计告知。
六、相关联系人和联系方式
联系人：综合部（党委办公室）高婧
电话：010-51892259
邮箱：gaojing0611@crimt.com.cn
地址：北京市西城区中铁商务大厦614室
中铁集装箱运输有限责任公司
2024年5月14日
